Controle over jouw agenda…
Soms lijkt het alsof de dagen voorbijvliegen en je eigenlijk maar weinig echt voor elkaar krijgt. Je begint met een strakke to do lijst en goede voornemens om vandaag lekker aan de slag te gaan, maar je wordt al snel overspoelt door telefoontjes. Of een inbox die volstroomt. Een spoedoverleg dat tussendoor komt. En voor je het weet is de dag voorbij en heb je nog niet eens de helft van je to do lijst afgekregen….
Super frustrerend… En heel herkenbaar…
Ben jij klaar met dit gevoel en wil jij de controle over jouw agenda en dag terug? Dan is het tijd om niet harder te gaan werken, maar om slimmer te gaan werken!
Productiviteitsbasics
Om echt slimmer en efficiënter te gaan werken is het belangrijk om te zorgen dat je duidelijke doelstellingen en een concreet actieplan hebt. Je zakelijke en privé doelstellingen zijn bepalend voor je planning en voor hoe jij je agenda indeelt. Neem in je doelstellingen ook mee wat ervoor nodig is om succesvol in je functie te kunnen zijn. De acties die nodig zijn om je doelstellingen te realiseren hebben prioriteit in je planning en moeten als eerste een plek in je agenda krijgen.
Het maken van een periodieke planning is essentieel om succesvol te kunnen zijn. Zorg dat je grote doelstellingen en de bijbehorende acties per kwartaal en per maand inplant. Vertaal dit vervolgens naar een week- en dagplanning. Zorg ook dat je voldoende evaluatiemomenten inbouwt zodat je kunt aanpassen waar nodig.
Zorg voor een goede routine in je dag. Je dag met stress beginnen is een enorme killer voor je productiviteit. Zorg dat je op een goede manier aan je dag kunt beginnen en dat je hier een vast schema voor hebt wat rust brengt. Het meest effectief is als je een routine bouwt waar een aantal elementen in terugkomt. Sporten, reflectie, plannen en tijd voor zelfontwikkeling zijn een belangrijk onderdeel als je echt stappen wilt maken in hoe productief en creatief je bent.
Master je agenda
- Werk vanuit je doelstellingen en geef de daaraan gekoppelde acties voorrang in jouw planning. Bepaal wat echt belangrijk is voor jouw succes en zet dat als eerste in je agenda. Vergeet ook niet om tijd voor jezelf in te plannen!
- Hou rekening met je mate van productiviteit gedurende de dag. Ik ben een ochtend mens en ben in de ochtenden een stuk creatiever en productiever dan in de loop van de middag. Verwerk dit in de manier waarop je je agenda indeelt. Plan strategisch en creatief op de momenten dat je het meest productief bent.
- Plan je week vooruit en plan je dagen in. Geef al je afspraken als eerste een plek en vervolgens wat prioriteit heeft. Houd ook ruimte voor dingen die tussendoor komen. Plan je dagen niet helemaal vol, maar houd ruimte voor flexibiliteit om te voorkomen dat je in de stress schiet.
Tips en tricks
- Bepaal welke taken en werkzaamheden prioriteit hebben en plan die altijd als eerste in.
- Maak een top 3 to do lijst per dag en kies 1 of 2 bonus taken voor de dag. Als je tijd over hebt dan kun je die erbij pakken, maar het is niet erg als dat niet lukt. De top 3 moet de focus en prioriteit hebben.
- Vermeid afleiding zoveel mogelijk. Zet je telefoon op stil, sluit je mailbox en beperk social media. Zoek eventueel een rustige of inspirerende plek voor jezelf om te werken zodat je vanuit je focus kunt werken.
- Bewaar minder inspirerend werk voor de momenten dat je minder productief bent. Je kunt kleinere taken ook prima bundelen zodat je die achter elkaar kunt wegwerken. Denk aan het bundelen van e-mail versturen, terugbel verzoeken etc.
Wil jij meer weten of hoe jij slimmer en effectiever kunt gaan werken? Download dan hier m’n whitepaper of plan een vrijblijvende 30 minuten brainstormsessie met me in!
